دانلود با لینک مستقیم و پر سرعت .
تعداد صفحات : 28 صفحه -
قالب بندی : word
پیشگفتار نقش بودجه جامع در نظام جدید مدیریتی
سه وظیفه اصلی مدیریت در یک سازمان عبارت است از :
برنامه ریزی - اجراء - کنترل
این امر به تجربه ثابت شده است که اگر مدیر بهترین برنامه را در اختیار داشته باشد ولی آن را در کشو خود قرار دهد مدیر موفقی نخواهد بود و چنانچه در بعد اجرایی . مدیری با قابلیت زیاد فاقد هدف و برنامه باشد . همانند راننده ای است که از تجربه کافی برخوردار است ولی مقصد را نمی داند و چنانچه یک سازمان مجهز به مدرن ترین سیستم کنترلی باشد ولی فاقد برنامه باشد عملا جزء مشکل چیز دیگری نخواهد داشت .
بررسی شرایط فوق نشان دهنده این واقعیت است که بین سه وظیفه مهم یاد شده یک حلقه مفقوده وجود دارد که همان بودجه است و وجود برنامه در کنار مدیر این اطمینان را به او می دهد که دارای یک برنامه مدون برای یک سال آینده خود باشد و در اجراء به علت این که قبل از اجراء مقصد را می داند سعی در رسیدن به این هدف خواهد کرد . که خود تضمین کننده موفقیت اوست . در نهایت با اعمال کنترل بین برنامه ( در قالب بودجه ) و عملکرد واقعی و استخراج انحرافات از بودجه و تحلیل به موقع آنها سه وظیفه فوق به نحو مطلوب تحقق خواهد یافت .
بودجه
بودجه یک سند برنامه ریزی است که قبل از انجام فعالیت ها تهیه می شود و اغلب برنامه جهت اجراء (plan of Action) نامیده می شود . بودجه می تواند از اطلاعات مالی ، اطلاعات غیر مالی و یا ترکیبی از هر دو تهیه شود . این اطلاعات برای یک سری از رویداد ها از پیش برآورد می شود . هدف اولیه بودجه عبارتست از (( پیش بینی رویداد ها و فعالیت های مالی و غیر مالی )) . همان طور که ملاحظه می شود بودجه عملا ترجمه سیاست ها و هدف های موسسه است که در قالب برنامه تجلی پیدا کرده است . نکته دیگری که از تعریف فوق می توان نتیجه گرفت این است که بودجه صرفا متکی به اطلاعات مالی نیست بلکه اطلاعات غیر مالی را نیز در برخواهد داشت . به طور مثال ارقام مربوط به تعداد تولید یا فروش اطلاعات غیر مالی است که در ساختار بودجه منعکس می شود و یا مثلا تعداد نفر ساعت مورد نیاز در یک دوره مالی از موارد دیگری است که اطلاعات غیر مالی است ، درصد ظرفیت به کار گرفته شده و درصد ظرفیت بیکار ، اوقات تلف شده ناشی از عدم بکارگیری صحیح ظرفیت به علت محدودیت های بودجه و .... نیز از مصادیق دیگری است که ظاهرا اطلاعات غیر مالی بوده ، ولی قابل تبدیل به داده های مالی خواهد بود .
بودجه از قبل تهیه می شود ، لذا دارای پوشش زمانی است که می توان ماهانه ، ۶ ماهه و یا سالانه باشد . بدیهی است بودجه می تواند برای دوره های بیش از یکسال مثلا ۵ ساله یا ۲۵ ساله نیز تهیه شود که در این صورت هر قدر زمان دوره پوشش بودجه بیشتر باشد ارقام بودجه طبعا به صورت کلان ارائه خواهد شد و هر قدر این دوره کوتاه تر یاشد دسترسی به اطلاعات قابل اطمینان تری وجود خواهد داشت .
فرآیند یک بودجه پویا
فرآیند یک بودجه پویا در نمودار زیر نشان داده شده است . هدف های سازمان در قالب برنامه های کوتاه مدت ، میان مدت و بلند مدت بیان خواهند شد و بودجه متاثر از این هدف ها و برنامه ها است . به عبارت دیگر بودجه ترجمان هدف ها و برنامه های مدیریت است .
پس از تهیه بودجه که در ادامه نسبت به چگونگی شکل گیری آن بحث خواهد شد یک شاخص اندازه گیری در اختیار مدیریت قرار خواهد گرفت . عملکرد واقعی که به دنبال اجراء مشخص می شود با بودجه مقایسه و انحرافات از بودجه استخراج می شود . صرف محاسبه انحرافات کافی نیست و لازم است انحرافات محاسبه شده فوق با دقت و وسواس مورد تجزیه و تحلیل کارشناسانه قرار گیرد . در اینجا ذکر این نکته ضرورت دارد که وجود انحرافات نامساعد در یک سازمان لزوما بیانگر عدم کفایت مدیریت و بالعکس وجود انحرافات مساعد نیز بیانگر کفایت مدیریت ها نیست .
انحراف از بودجه می تواند ناشی از عوامل قابل کنترل و یا غیر قابل کنترل باشد .می تواند ناشی از عوامل داخلی یا خارجی باشد ، می تواند خود در یک رابطه علت و معلولی ناشی از وجود انحراف مساعد و نامساعد در بخش دیگری از سیستم باشد .
بنابراین لازم است تحلیل گر همانند یک قاضی اقدام به جمع آوری ادله کافی کرده و پس از حصول اطمینان از صحیح بودن شاخص (قانون ) اقدام به ثضاوت در مورد موفق یا موفق بودن مدیریت کند .
این واقعیت در بودجه نیز مطرح است که با متر غلط نمی توان یک سنجش صحیح انجام داد و با هر تکنیکی که بکار گرفته شود اگر وسیله سنجش (متر ) غلط باشد لزوما اندازه گیری نیز غلط خواهد شد .
پس از اطمینان از علل وجودی انحرافات و تجزیه و تحلیل آنها اقدام به اعمال عملیات اصلاحی می شود که دو نوع بازخورد از آن می توان گرفت .
۱- بازخورد برای برنامه ریزی آینده
۲- بازخورد برای کنترل آینده
بازخورد نوع اول به مدیریت کمک خواهد کرد تانسبت به اصلاح احتمالی برنامه ها و حتی سیاست ها و هدف های خود اقدام کند و بازخورد نوع دوم در مقام سنجش به مدیریت کمک کرده و اجازی می دهد یک سنجش واقعی انجام گیرد .
اهمیت بودجه
بودجه در این فرآیند نقش مهمی را ایفاء می کند و این بدان معنی است که تهیه یک بودجه متکی به اطلاعات درست منجر به اندازه گیری عملکرد صحیح تری شده و انحرافات از بودجه معنی دار می شود که به تحلیل گر کمک می کند تا با تحلیل درست انحرافات ، اقدام به عملیات اصلاحی صحیح تر کرده که خود منتج به بازخورد صحیح می شود و درست برعکس اگر بودجه درست ایفای نقش نکند کل فرآیند زیر سئوال خواهد رفت . بنابراین نمی توان نتیجه گرفت که صرف داشتن بودجه ، عامل موفقیت است ، بلکه داشتن یک بودجه صحیح و متکی به ارقام قابل اعتماد عامل اصلی موفقیت است .
