چکیده :
با توجه به روند رو به گسترش جهانی شدن و افزایش رقابت در بازارهای جهانی ، شرکتها در سالهای آینده ناگزیر به پیوستن به بازارهای جهانی خواهند بود و برای انجام این کار وجود آمادگی لازم از جهات مختلف امری ضروری بنظر میرسد .از مهمترین ابزارهای مورد استفاده جهت کسب این آمادگی میتوان به عامل فناوری اطلاعات و ارتباطات اشاره کرد که با استفاده از آن قادر خواهیم بود هر چه سریعتر این مسیر را طی کنیم .یکی از ابزارهای مهم فناوری اطلاعات و ارتباطات که نقش مهمی در یکپارچگی اطلاعات و عملیات موجود در موسسات داشته و نهایتا با استفاده از امکانات خاص زمینه را برای پیوستن به بازارهای جهانی فراهم میسازد ، سیستمهای برنامه ریزی منابع سازمان یا ERP میباشد که در حال حاضر بعنوان یکی از اخرین ابزارهای برنامه ریزی و مدیریت در جهان مطرح میباشد . این سیستمها قادرند با بهره گیری از فناوری اطلاعات ، سیستم ها و عملیات موجوددر سازمانهارا یکپارچه کرده و در قالب یک پایگاه اطلاعاتی واحد در دسترس قرار دهند . در بررسی ادبیات تحقیق انجام شده در این موضوع ، مهمترین نکته نرخ بالای شکست و ناکامی در اجرای این پروژه ها میباشد ، این تحقیق بمنظور تعیین فاکتورهای مهم و موثر بر موفقیت یا ناکامی این پروژه ها انجام شده است.
کلید واژه :
سیستمهای برنامه ریزی منابع سازمان ، سیستمهای یکپارچه ، فناوری اطلاعات و ارتباطات
مقدمه :
با کوتاه شدن دوره عمر محصولات ، سازمانها قادر نخواهند بود در این محیط رقابتی و همراه با تغییرات شدید در فناوری ، منابع زیادی را برای تولید محصولات جدید صرف نمایند و به عبارتی باید به فکر استفاده بهینه از منابع باشند . بر همین اساس و در جهت استفاده بهینه از منابع سازمان ، مشکل اصلی مدیران کمبود اطلاعات راجع به منابع سازمان نیست بلکه مسئله اصلی همان چگونگی استفاده از حجم زیاد اطلاعات در سازمان میباشد . امروزه استفاده از سیستمهای اطلاعاتی که یکی از دستاوردهای فناوری اطلاعات در سازمانها میباشد به یک ضرورت تبدیل گشته و سازمانها را در جهت استفاده هر چه بیشتر از این فناوری جدید که بستگی به تفکر مدیران ارشد سازمان و شناخت و درک آنان از اهمیت این سیستمها در امورسازمان دارد ، ترغیب خواهد کرد . فناوری اطلاعات به عنوان ابزاری قوی در جهت آمادگی سازمانها برای رقابت در عرصه جهانی و افزایش کارایی سازمان و همچنین تغییر ساختارسازمان از حالت هرمی و مقاوم در برابر تغییر به ساختار مسطح با سطوح کمتر مدیریت و درجه بالای تغییر و انعطاف پذیری مورد استفاده قرار خواهد گرفت . به عبارت دیگر فناوری اطلاعات در سازمانها با حذف فواصل زمانی و مکانی با استفاده از سیستمهای تحت وب ، شبکه های داخلی و خارجی و معماری مبتنی بر Client/Server ، مدیران را در جهت استفاده بهینه از منابع سازمان یاری خواهد کرد یعنی هر شخص قادر است بر اساس حق دسترسی تعریف شده برای وی به اطلاعات مورد نیاز خود دست یافته و بر اساس آن تصمیم گیریهای لازم را انجام دهد .
با استفاده از فناوری اطلاعات سازمانها قادرند وظایف مختلف طراحی ، تولید و خدمات پس از فروش را بطور جداگانه و در نقاط مختلف دنیا انجام دهند و در هر زمان اطلاعات لازم و مورد نیاز خود را بصورت Online دریافت کنند .برای پیاده سازی چنین مکانیزمی استفاده از سیستمهای یکپارچه که قادر باشد تمامی واحدهای سازمان از قبیل مالی، تولید ، انبار ، اداری ، عملیات و... را تحت کنترل داشته باشد ضروری بنظرمیرسد . به چنین سیستمی که بعنوان یکی از فرآورده هاو کاربردهای فناوری اطلاعات در سازمانها به شمار میرود و وظیفه برنامه ریزی منابع سازمانی را برعهده دارد سیستم ERP[1] (برنامه ریزی منابع موسسه ) گفته میشود . این سیستم از یک بانک اطلاعاتی واحد تشکیل شده و همه بخشهای سازمان از اطلاعات واحد موجود در این بانک اطلاعات بطور مشترک استفاده میکنند .منظور از یکپارچگی در این نرم افزارها استفاده اشتراکی دو یا تعداد بیشتری از برنامه های کاربردی موجود دراین سیستمها از اطلاعات یکسان میباشد و کاربران سیستمها این اطلاعات یکسان را همواره و در همه این برنامه ها مشاهده و مورد استفاده قرار میدهند .
فرآیند شکل گیری سیستمهای ERP :
همانگونه که میدانیم واژه عملیات برای توصیف همه فعالیتهایی که در رابطه مستقیم با تولید کالا و خدمات انجام میشود ، بکار میرود و مدیریت عملیات نیز فرایند تولید کالا و خدمات را مدیریت کرده و ارزش ایجاد شده را به مشتریان منتقل میکند . بطورکلی فرایندهای اصلی موجود در یک سازمان را میتوان به پنج گروه اصلی تقسیم بندی کرد که عبارتند از :
فرایند توسعه :
ازپیدایش یک ایده برای تولید محصول یا خدمتی جدیدآغاز و تا مرحله نمونه سازی[2] آن محصول ادامه می یابد .
آماده سازی تسهیلات :
این مرحله از نمونه سازی محصول یا خدمت جدید تا تکمیل مراحل طراحی ، ساخت و اجرا و تست محصول تولیدی را شامل میشود .
فروش :
شامل مطالعه بازار و نیازهای آن تا دریافت یک سفارش از مشتری میباشد .
انجام سفارش :
از مرحله دریافت یک سفارش تا تحویل کالا و خدمت درخواست شده به مشتری و پرداخت مبلغ سفارش توسط مشتری را در برمیگیرد .
خدمات :
از درخواست مشتری برای خدمات بعد از فروش تا رفع مشکل و راضی نگهداشتن مشتری طی دوره استفاده از محصول را شامل میشود .
بر اساس این نگرش نقش جدیدی از مدیریت تولید و عملیات ظهور پیدا میکند که مدیریت فرایند انجام سفارش از زمان دریافت سفارش از مشتری تا زمان تحویل کالاو خدمات درخواستی به مشتری و کسب رضایت وی را در بر میگیرد . این فرایند ، فرایندی یکپارچه است که حوزه های مختلف سازمان ازجمله بازاریابی (ارتباط با مشتریان ) ، خرید(ارتباط با تامین کنندگان و پیمانکاران ) وعملیات سنتی تولید (مدیریت منابع لازم برای تولید واقعی محصول یا خدمت ) را شامل میشود . این فرایندازپویایی بسیار بالایی برخوردار است زیرا سفارشات مشتریان هر لحظه و در مورد هر ترکیبی از محصولات تولیدی ممکن است از راه برسد . از سوی دیگر این سفارشات بدلیل عدم اطمینان و تغییراتی که در طول زمان درفرایند دریافت مواد اولیه لازم از تامین کنندگان رخ میدهد ، ممکن است با تغییراتی مواجه شود . بنابراین این نقش که در ادبیات مدیریت تولید و عملیات تحت عنوان IPOM یا مدیریت سفارشات و تولید یکپارچه مطرح میگردد ، بسیار مهم و حیاتی به شمار میرود .
در بیان اهمیت مدیریت سفارشات و تولید یکپارچه باید گفت محیط دائما متغیر امروزی که در آن چرخه عمر محصولات بسیار کوتاه بوده و رقابت جهانی نیز بسیار شدت گرفته است ، سازمانها را مجبور میکندکه برای بقا و دوام خود در این محیط سیاستها، استراتژیها وسیستمهای اطلاعاتی لازم و مناسب را بکار گیرند . در برخی از صنایع مدلهای جدید محصولات حتی هر یک یا دو سال یکبار وارد بازارمیشوند و از سوی دیگر تکنولوژی و نیازهای مشتریان نیز دائما در حال تغییر میباشد . بنابراین در چنین بازارهایی انعطاف ، کیفیت ، قیمت و زمان ابعاد کلیدی و اصلی هستند که موجبات دستیابی یک سازمان به موفقیت و بقا را فراهم میکنند .
برای برخورد موثر با چنین شرایطی رویکردهای مدیریتی جدیدی درطول زمان توسعه یافته و بکارگرفته شده اند که این روشها در ادامه بطور گذرا مورد بررسی قرار میگیرند :
2-3-1)فرایند مهندسی همزمان[3] :
در فرایند توسعه محصول ، سازمانها با توسعه محصولات جدید ، نیاز دائما متغیر مشتریان را در زمان کوتاه و با بکارگیری فرایند مهندسی همزمان که یک رویکرد پویا و یکپارچه در توسعه محصول جدید میباشد ، برآورده میکنند . این شیوه رویکردی پویا ، منسجم و مبتنی بر تیمهای توسعه محصول جدید و شامل متخصصانی از حوزه های مختلف سازمان از قبیل بازاریابی (آگاه به نیاز مشتریان و سطح انتظارات آنان ) ، مهندسان و طراحان ( آگاهی از چگونگی تبدیل نیازهای مشتریان به برنامه ها و رویه های تولید محصول) ، متخصصان عملیات و نگهداری ( آگاه به چگونگی توسعه یک محصول با کیفیت و موثر از نظر هزینه ) و... میباشند که با اهداف مشترک ، موجبات توسعه یک محصول جدید را فراهم می آورند . چنین رویکردی را میتوان در مورد فرایند ارضای سفارش و نیاز مشتریان بکار گرفت بطوریکه با یک عکس العمل سریع نسبت به بازار، با زمان تاخیر بسیار کوتاه و جریان نقدینگی بهبود یافته در سازمان بتوان این وظیفه را انجام داد .
2-3-2)تولید بهنگام[4] :
استراتژی دیگر سازمانها برای مواجهه با این محیط جدید ، پذیرش فلسفه هایی از جمله تولید بهنگام است که مبتنی بر موجودی در جریان با حجم کم ، آموزش کارکنان برای دستیابی به انعطاف نیروی کار و انعطاف بالای ماشینها و تجهیزات برای تغییر از یک محصول به محصول دیگر در زمان بسیار کم میباشد . اما این روش در همه سازمانها و صنایع نمیتواند موفق عمل کند و موفقیت آن بستگی به نوع صنعت ، تکنولوژی مورد استفاده و رقابت موجود در بازار خواهد داشت .
2-3-3)روش مورد استفاده دیگر در بهبود فرایند انعطاف پذیری عملیات ، مبتنی بر اصل پارتو[5] میباشد که بر اساس آن فقط تعداد محدودی از منابع در سازمانهای تولیدی دارای ظرفیت محدود و در نتیجه انعطاف کم میباشند . بنابراین مدیریت باید بر روی منابع محدودو نقاط گلوگاهی(Bottlenecks) تمرکز کند و ظرفیت موجودرا به بهترین روش برای حداکثرکردن عملکردکل سازمان بکارگیرد . این رویکرد تحت عنوان[6]DBR در سال 1986 شکل گرفت که بعدها با عنوان "تئوری محدودیتها"[7] توسعه یافت .
2-3-4)رویکرد دیگر، تقسیم سازمانهای تولیدی بصورت تعدادی سلول بود که هر یک از این سلولها درتولید تعداد محدودی از محصولات مشابه تخصص داشتند . این روش تحت عنوان تکنولوژی گروهی[8](GT ) شناخته میشود و مبتنی بر این فرضیه است که میتوان با مدیریت یک واحد عملیاتی کوچکتر ، عملکرد بهتری را بدست آورد . در این روش همه تجهیزات و نیروی انسانی مورد نیاز برای انجام فرآیند انجام سفارشات مشتریان را در یک محل منتقل میکنند تا محصولاتی ازیک خانواده را تولید کنند . مشکل ایجاد شده در این روش انتقال تجهیزات و سخت افزار مورد نیاز به یک محل مشخص و جابجایی مجدد آنها هنگامی که خانواده محصولات تغییر میکند ، میباشد .
2-3-5)روشهای دیگری همچون تولید چابک[9] ، CONWIP[10] ، تولید همزمان [11] و... نیز در ادبیات موضوع مورد بحث قرار گرفته است که بطور کلی همه این روشها گامی بسوی انسجام و همزمانی فرایند برآوردن سفارشات مشتریان میباشد .
همزمان باتوسعه این رویکردهای مدیریتی ، سیستمهای اطلاعاتی که بتواند این رویکردهای جدید را پشتیبانی نماید نیز توسعه می یافت . سیستمهای پردازش مبادلات[12] اولیه به شکل سیستمهای MRP[13] رشد یافت که برنامه ریزی و کنترل تولید را مورد پشتیبانی قرار میداد . انطباق و یکپارچگی منطق MRP با سیستمهای مدیریت پایگاه داده رابطه ای (DBMS)[14] ، سیستمهای پشتیبان تصمیم (DSS) و سیستمهای اطلاعات مدیریت (MIS) ، نسل جدیدی از سیستمها را به نام سیستمهایERP ارائه نمود که وظیفه مدیریت نیازمندیهای داده و اطلاعات در سرتاسر یک سازمان را برعهده داشت .
سیستمهایERP ، پشتیبانی تصمیم گیری و اطلاعاتی را که مدیریت سعی میکرد از طریق ابزار دیگری همچون کارتهای کانبان درسیستمهای JIT یا توانایی کنترل کل فرایند دررویکردGT به آن دست یابد ، فراهم میسازد . با استفاده از ERP میتوان مفاهیم GT را بدون آنکه نیاز باشد ماشینها و تجهیزات از محل خود به سلولهای اختصاصی انتقال یابند بکار برد و سیستم JIT را بدون نیاز به کارتهای کانبان اجرا کرد . پس میتوان چنین نتیجه گرفت کهIPOM سیستمی مبتنی بر یک رویکرد تیمی میباشد که این تیم وظیفه اداره کردن و مدیریت فرآیند ارضای سفارشات مشتریان را بوسیله یک سیستم پیشرفته ERP بر عهده دارد
همانگونه که میدانیم در فرایند ارضای سفارشات ، سه حوزه اصلی بازاریابی ،تدارکات و تولید درگیر هستندکه در هر یک از این حوزه ها ، کاربر سیستمهای اطلاعاتی نقش مهمی را ایفا میکند . برای مثال سیستم اطلاعات مدیریت بازاریابی ، برنامه های کاربردی[15] از قبیل پیش بینی تقاضا و مدیریت سفارشات مشتری را شامل میشود . سیستم اطلاعات مدیریت تدارکات ، مدیریت عرضه کنندگان و سفارشات خرید را در بر میگیرد و نهایتا سیستم اطلاعات مدیریت تولید ، اطلاعاتی در مورد ردیابی محصولات و قطعات و منابع مورد نیاز برای تولید را شامل میشود . نکته مهمی که درواقعیت با آن روبرو هستیم آن است که دو یا بیش از دو بخش از این حوزه های وظیفه ای نیازمند تسهیم و به اشتراک گذاری اطلاعات با یکدیگر هستند . برای مثال اطلاعات در مورد سفارشات تولید و موجودیهای جاری بطور همزمان بوسیله بخشهای بازاریابی ، تدارکات و تولید مورد استفاده قرار میگیرند . در این حالت اگر هر بخش کار خود را با سیاست مستقل و جداگانه ای دنبال کند ، اهداف کلی و کلان سازمان کمرنگ شده و مدیران ارشد و اجرایی سازمان نمیتوانند گزارشات مختلف از عملکرد و وظایف متعدد سازمان خود را بطور یکجا و مرتبط با هم مورد تجزیه و تحلیل قرار دهند . بنابراین به راه حلی نیاز است تا وظایف و فرآیندهای مختلف در یک سازمان را بصورت یکپارچه و به شکل زنجیره ای واحد تبدیل کند . در نتیجه مدیران قادر خواهند بود با استفاده از داده های بدست آمده از کل سازمان در زمان مناسب و بموقع تصمیم گیریهای لازم را انجام دهند . استفاده از این روش برای مشتریان نیز موجب کاهش زمان و هزینه دستیابی به کالا و خدمات مورد نیازشان میگردد . در عمل توانایی و قابلیت سیستمهای اطلاعاتی سنتی برای پشتیبانی از سفارشات پویا و یکپارچه کافی نمیباشد از طرف دیگر مشکل دوباره کاری در ورود داده یکسان به این سیستمها توسط بخشهای مختلف وجود دارد . در نتیجه ، این امرتلاشها را در جهت ایجاد یک سیستم اطلاعات مدیریت یکپارچه سوق داد . این سیستمها بطور ایده آل نه فقط برای پشتیبانی از فرآیند تصمیم گیری بلکه بعنوان ابزاری ارتباطی بین اعضای حوزه های مختلف کاری سازمان مورد استفاده قرار میگیرد .
اولین تلاشی که برای دستیابی به این نیاز صورت پذیرفت در قالب یک گروه از نرم افزارها بنام پردازنده های صورت مواد[16]( (BOMPsبمنظور استفاده بهینه از مواد ، تجهیزات و نیروی انسانی مورد استفاده قرار میگرفت . روش کار در این برنامه ها بدین صورت بود که مقدار مورد نیاز محصول به همراه اجزاء و قطعات مورد نیاز برای تولید آن محصول به سیستم وارد میشد و سیستم میتوانست بر اساس آن ، همه مواد مورد نیاز برای تولید آن مقدار محصول را محاسبه و ارائه کند . بر اساس این نتایج ، پرسنل تدارکات قادر بودند برای خرید و تدارک مواد مورد نیاز ، برنامه ریزی لازم را بعمل آورند . ولی مشکل عمده ای که این نرم افزارها داشت آن بود که مقادیر مواد و قطعات موجود در خط تولید و یا مقادیر موجودی مانده در انبار که از تولیدهای قبلی باقی مانده بود را در نظر نمیگرفت ، بنابراین میزان موجودی انبار به مقدار قابل توجهی افزایش می یافت . از سوی دیگر زمان تاخیر در سفارش مواد و تهیه آن نیز در محاسبات مد نظر قرار نمیگرفت . بنابراین سعی در تولید نرم افزارهایی برای کنترل موجودی انبار گسترش یافت و توجه مدیران به سمت سیستمهای برنامه ریزی مواد مورد نیاز[17](MRP) سوق یافت .
در این دیدگاه جدید که شکل پیشرفته BOMPs بود ، با در دست داشتن اطلاعات لازم در مورد میزان تقاضا برای محصولات و همچنین ساختار محصولات مورد نیاز میتوان براحتی مقدار مورد تقاضا برای هر محصول و اجزای آن را محاسبه کرد و این کار باعث کاهش خطای موجود در زمان پیش بینی میگردد . در این روش، مشکلات موجود در نرم افزارهای پردازشگر صورت مواد نیز حل شده بود . بعبارت دیگراین سیستم، میزان موجودی در گردش و زمان تهیه مواد را نیز در نظر میگرفت و بر این اساس برنامه زمانبندی شده ای برای خرید و تولید مواد ارائه میداد .سیستمهای MRP اولیه که با MRP I شناخته میشدند اطلاعات بازاریابی موجود در برنامه کلان تولید[18] (MPS) را با اطلاعات مربوط به سطوح جاری موجودیها و سفارشات تولید ، خرید ، اطلاعات تکنولوژیک در مورد ساختار محصول و فرایندهای تولید آن محصول ترکیب میکند . نتایج بدست آمده به این صورت خواهد بود که از هر قطعه ، ماده اولیه ، محصول و ... چه میزان خریداری ، تولید و یا مونتاژ شود و چه موقع سفارش خرید یا تولید صادر شود ؟
برنامه کلان تولید(MPS ) ، اطلاعات مربوط به سفارشات مشتریان شرکت و پیش بینی های تقاضای انجام شده را در هر دوره ترکیب میکند . این اطلاعات با حجم موجودیهای جاری مقایسه میشود و زمان دریافت اقلام مورد نیاز نیز با توجه به زمان تاخیر دریافت اقلام از عرضه کنندگان یا در سطح کارخانه (از سایر دپارتمانها ) منظور میگردد . بعدها سیستم برنامه ریزی نیازمندیهای مواد برای سازمانهای خدماتی نیز طراحی و مورد استفاده قرار گرفت[19]. با گذشت زمان قابلیتهای جدیدتری به این سیستمها اضافه شد که از آن میان میتوان به ماجولهای[20] برنامه ریزی ظرفیت[21] و کنترل سطح کارخانه [22] که به بهره برداری کارا از ظرفیتهای محدود منجر میشد اشاره کرد .
در نیمه دوم دهه 1980 میلادی سیستم MRP II[23] که شکل توسعه یافته MRP بود توسط شخصی بنام اولیور وایت[24] ارائه شد . در این سیستم علاوه بر اطلاعات مواد مورد نیاز ، برای سایر منابع از جمله ماشین آلات و تجهیزات ، پرسنل ، ابزار ، ظرفیت انبار و... نیز برنامه ریزی انجام میشد . بدین ترتیب بهره وری منابع و کارایی سازمان به شکل چشمگیری افزایش یافت . با گذشت زمان ، عملیات مربوط به برنامه ریزی توزیع نیز در مجموعه نرم افزارهای MRP II به نام DRP [25] وارد شد و بصورت یکپارچه ای با عملیات تولید مرتبط گردید .
بطور کلی از اوایل دهه 1960 که استفاده از کامپیوترها بطور گسترده در فرایندهای تجاری افزایش یافت از این کامپیوترها برای اتوماتیک کردن وظایف ساده و معمولی تجاری استفاده میشد .در آن زمان در هر شرکت ، نرم افزارهای مورد استفاده بر حسب نیاز آن شرکت توسط متخصصان بخش سیستمهای اطلاعاتی ، تهیه و برنامه نویسی میشد . بنابراین هر شرکتی نرم افزارهای کاربردی تجاری از قبیل حقوق ، حسابداری ، انبارو... مخصوص به خود را دارا بود ولی از آنجا که این متخصصان سابقه کارهای تجاری و مالی را دارا نبودند ، اغلب ، نرم افزارهای تولید شده نمیتوانست جوابگوی نیازهای شرکتها به نحو مطلوب و بهینه باشد . بنابراین در دهه 1970 بعضی از مشاوران و برنامه نوسان کامپیوتر به فکر ارائه راهکار بهتری افتادند تا از این طریق بتوانند نرم افزارهای مورد نیاز شرکتهای تجاری را نه بصورت خاص و ویژه برای هر شرکت بلکه بصورت نرم افزاری استاندارد[26] ارائه کنند . از این طریق شرکتها نیاز به اختراع دوباره چرخ[27] نداشتند و از طرفی بکارگیری این نرم افزارها باعث کاهش در زمان تولید ، بکارگیری ، تست و حتی رفع اشکال[28] میشد . زیرا همه این کارها اغلب یکبار و در شرکت سازنده انجام میگرفت . بعنوان مثال 5 نفر از کارکنان شرکت IBM در آلمان در سال 1972 تصمیم به تاسیس شرکتی برای طراحی و تولید نرم افزارهای مالی استاندارد گرفتند و توانستند با تاسیس شرکت SAP AG و تولید نرم افزاهایSAP[29] بعنوان اولین شرکتی که ERP را درقالب یک نرم افزار، توسعه و پیاده سازی کرد ، درآمدی بالغ بر 5 میلیارد دلار در سال 1999 کسب کنند . با وجود چنین پیشرفتهایی اگر شرکتی نیاز به یک مجموعه نرم افزاری کامل داشت می بایست بعنوان مثال مجموعه نرم افزارهای مالی را از یک فروشنده ، مجموعه تولید را از دیگری و مجموعه منابع انسانی را از فروشنده سوم خریداری میکرد که هر یک دارای بانک اطلاعاتی جداگانه ای بود و هماهنگی و یکپارچگی لازم بین آنها وجود نداشت .
با گذشت زمان ، فروشندگان این بسته های نرم افزاری سعی در افزایش مجموعه نرم افزارهای دیگر و کاملتر کردن بسته نرم افزاری خود نمودند . بنابراین آنها میتوانستند با بهره گیری از نظرات مشتریان مختلف ، بهترین روشها[30]و رویه های عملیاتی موجود و مورد استفاده در سازمانهاو صنایع مختلف را شناسایی کرده و در قالب بسته های نرم افزاری کامل به بازار عرضه کنند .آنها همچنین سعی کردند نرم افزارهای خود را بگونه ای طراحی کنند که قابلیت پیاده سازی در بسترهای سخت افزاری مختلف و بر روی سیستم عاملهای متفاوت با بانکهای اطلاعاتی غیر یکسان را نیز داشته باشند. در اواخر دهه 1980 ، فروشندگان سعی در یکپارچه سازی مجموعه نرم افزارهای خود کردند تا بتوانند آنها را برای حوزه های کاری مختلف بکار گیرند . از این پس شرکتها این امکان را داشتند که نرم افزارهای مورد استفاده خود را بصورت یکپارچه و از یک فروشنده خریداری کنند و از این طریق هزینه های آموزش و نگهداری خود را کاهش دهند . با شروع دهه1990 و با رونق فروش سیستمهای IBM AS/400 و بانکهای اطلاعاتی DB2 استفاده از این بسته های نرم افزاری یکپارچه کهERP نامیده میشد توسعه یافت و شرکتها شروع به جایگزینی این سیستمها با سیستمهای سنتی که توسط خودشان توسعه یافته بود کردند .
در ابتدا تمرکزاولیه فروشندگان ERP بر شرکتهای تولیدی و توزیعی بود . در دهه 1990 فروشندگان ERP اجزای سیستم خود را بطور کلی در چهار حوزه اصلی مالی ، تولید، توزیع و منابع انسانی ارائه میکردند .ولی با گذشت زمان و ظهور مباحثی همچون انجام خرید و تدارکات بصورت الکترونیکی[31]و همینطورخرده فروشی الکترونیکی[32] و وجود سایر حوزه های عملیاتی در شرکتها ، این چهار حوزه اصلی دیگر نمیتوانست جوابگوی نیاز همه سازمانها باشد . البته سازمانهایی وجودداشتند که ازتبادل الکترونیکی داده ها(EDI)[33]وانتقال سرمایه الکترونیکی(EFT) [34] استفاده میکردند ولی این سازمانها اغلب بزرگ بودند و شرکتهای کوچک توانایی استفاده از این فناوریها را نداشتند . از طرفی همه این نرم افزارها باید با یکدیگر منسجم باشند یعنی بتوانند از یک پایگاه داده مشترک استفاده کنند و اطلاعات نیز بصورت online در دسترس باشد .
آنچه ما امروزه بعنوان برنامه های کاربردی ERP میشناسیم از مفاهیم MRPوMRP II پدید آمده است .گروه گارتنر[35] بعنوان ابداع کننده این واژه بصورت نسل جدیدی از سیستمهایMRP II در دهه 1990 شناخته میشود . راسل وتیلور[36] این سیستمهارا بعنوان نسل جدید سیستمهای MRP II(MRP II بروز شده( همراه با مدیریت پایگاههای داده رابطه ای (RDBM) و معماری مبتنی بر Client/Server ورابط کاربر گرافیکی((GUI[37]دانسته اند . این سیستمهادر ابتدا فقط شرکتهای تولیدی و فرآیندهای آنان را مورد توجه قرار داده بودند ولی از آنجا که هدف این سیستمها یکپارچه سازی همه فرآیندهای اصلی سازمانی بصورت واحد بود امروزه این سیستمها همه این فرآیندهای موجود در سازمان را در برمیگیرند . واتسون و اشنایدر[38] سیستمهای ERP را بسته های نرم افزاری منسجم و قابل انطباق با نیازهای سازمانها دانسته اند که قادر است نیازهای یک سازمان را در حوزه های مختلف مالی ، منابع انسانی ، تولید ، فروش، بازاریابی و... برآورده سازد .
در طول سالهای 1990 فروشندگان اصلی و سرشناس ERP از قبیل SAP ، Oracle، J.D.Edwards ، PeopleSoft ، Bann، Lawson و QAD رشد چشمگیری از خود نشان دادند. دلایل اصلی این رشد را میتوان نیاز شرکتها به نرم افزارهای یکپارچه در حوزه های مختلف کاری ، هزینه های نگهداری بالای سیستمهای سنتی ، رشد رقابت و جهانی شدن برشمرد. در سالهای پایانی قرن بیستم شرکتهای فروشنده ERP توانستند از رشد 40 تا 60 درصدی بهره مند شوند . با شروع قرن بیست و یکم این فروشندگان در صدد برآمدند قابلیت استفاده ازکسب و کار الکترونیکی[39] را در سیستمهای خود فراهم آورند بطوریکه کاربران بتوانند براحتی با استفاده از یک مرورگر اینترنت در هر زمان و از هر جای دنیا به داده های موجود در پایگاههای داده سیستم ERP موجود در سازمان خود دسترسی پیدا کرده ، از آن استفاده کنند و یا داده جدیدی را به آن وارد نمایند . برای نمونه میتوان به شرکت Oracle اشاره کرد که نسخه 11i خود را شامل اجزای سیستم ERP قبلی بعلاوه اجزایی شامل CRM [40](مدیریت امور مشتریان ) ، SCM [41](مدیریت زنجیره تامین ) و... به بازار عرضه کرد که اجزای جدید اضافه شده همگی قابلیت استفاده و بکارگیریE-business رادارا خواهند بود .
معرفی سیستمهای ERP:
سیستمهای ERP بسته های نرم افزاری جامعی هستند که بصورت راه حلهای[42] ارائه شده ای به یکپارچگی همه فرآیندها و حوزه های وظیفه ای موجود درکسب و کار کمک میکنند . واژه ERP بعنوان یک نام عمومی برای این گروه از بسته های نرم افزاری مورد استفاده قرار میگیرند . مزیت اصلی و اولیه این سیستمها ایجاد یک بستر نرم افزاری یکپارچه مشترک برای فرآیندهای یکپارچه موجود در کسب وکار مربوطه میباشد . این سیستمها دارای دو ویژگی مهم میباشند : اولا سیستمهای ERP باعث ایجاد ارتباطی بین فرآیندهای تجاری وبکارگیری نرم افزاری این فرآیندها میگردند و ثانیا آنها باعث ایجاد یک انسجام و امنیت در همه بخشهای کسب و کار میشوند . این سیستمها قابلیت ارائه خدمت به شرکتهایی در هر اندازه و حجم فعالیت و هرگونه گستردگی جغرافیایی را دارا هستند .
در مورد سیستمهای ERP تعاریف متعددی ارائه شده است که در ادامه به چند مورد از این تعاریف اشاره شده است:
ERP سیستم جامعی است که سعی در یکپارچه سازی همه وظایف و بخشهای موجود در یک سازمان با استفاده از یک سیستم کامپیوتری واحد را دارد بطوریکه بتواند نیازهای خاص و ویژه این بخشها را فراهم سازد.
ERP یک تفکر ، فناوری و سیستمی برای مدیریت موثرتر منابع مختلف در یک سازمان است که این مدیریت از طریق اتومات و یکپارچه کردن تمام فرآیندها و در نتیجه بالا بردن کارایی سازمان و افزایش رضایت مشتری انجام میگیرد.
ERP یک راه حل مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان راتوسط یک سیستم بهم پیوسته به سرعت ، دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار میدهد تا بطور مناسب فرآیند برنامه ریزی و عملیات سازمان را مدیریت نمایند.
هدف اصلی و اولیه ERP گردآوری دپارتمانها و حوزه های مختلف یک سازمان در داخل یک سیستم واحد یکپارچه بگونه ای است که این سیستم بتواند جوابگوی تمامی نیازهای بخشهای متفاوت یک سازمان باشد . ساختن یک نرم افزار واحد که بتواند تمامی نیازهای کاربران بخش مالی را همانند نیازهای بخش منابع انسانی و یا انبار و تجهیزات پاسخ دهد کار چندان ساده ای نیست.
معمولا هر بخشی از سازمان دارای نرم افزارها و برنامه های واحدی است که متناسب با نیازهای آنان ساخته شده است و آنگونه که آن بخش نیاز دارد کار میکند ولی ERP سعی در ترکیب آنها و ایجاد یک نرم افزاریکپارچه که از یک بانک نرم افزاری واحد استفاده مینماید دارد . در این حالت تمامی بخشها و واحد های یک سازمان به سهولت قادر به استفاده مشترک از اطلاعات بوده و ارتباط هرواحد با دیگری نیز به سهولت برقرار خواهد بود. برای مثال دریافت یک سفارش از مشتری را در نظر بگیرید. معمولا این سفارش روی برگه ای ثبت شده و گردش خود را از بخشی به بخش دیگر در قسمتهای مختلف سازمان آغاز مینماید . هر بخش متناسب با سیستم خود کد گذاریهایی را انجام داده و پس از انجام مراحلی آن را به بخش دیگر ارجاع مینماید. در این سفر طولانی اجرای این عملیات باعث تاخیرات و گم شدن سوابق و حتی برخی مواقع اشتباهات نیز میگردد . ضمن اینکه کسی بطور صحیح از وضعیت سفارش و مراحلی که طی کرده است به سهولت آگاه نیست زیرا که سیستم واحدی برای انجام امور بین بخشها وجود ندارد . لذا مثلا برای بخش مالی امکان دستیابی به سیستم انبار و ارسال کالا وجود نداشته و اطلاع از وضعیت حمل سفارش از این طریق میسر نیست . در حالی که ERP ، سیستمهای منفرد بخشهای مالی ، انبار ، منابع انسانی و تولید را کنار زده و آنها را با یک نرم افزار یکپارچه متحد که بطور کامل وظایف و نیازهای تمامی بخشها را کاملتر از سیستم قبلی برآورده میسازد جایگزین مینماید . بسیاری از فروشندگان سیستمهای ERP بحد کافی انعطاف پذیرند تا بتوان بخشهایی(ماجولهایی) از نرم افزارها را بدون خرید تمامی بسته نرم افزاری ، از آنها خریداری و نصب کرد . برای مثال یک شرکت تولیدی قادر است از اجزای نرم افزاری موجود فقط بخشهای تولید ، مالی ، انبار ، فروش و تدارکات را خریداری کند و یک شرکت خدماتی فقط اجزای مالی و منابع انسانی را مورد استفاده قرار دهد . در یک جمع بندی میتوان گفت سیستمهای ERP تنها حاصل اجتماع فرآیندهای و وظایف مختلف سازمانی در قالب یک بسته نرم افزاری نمیباشد بلکه حداقل باید دارای چند مشخصه کلیدی باشد تا بتواند به عنوان یک راه حل صحیح مطرح گردد. این ویژگیها عبارتند از:
• انعطاف پذیری (Flexibility):
سیستمهای ERP باید قادر به پاسخگویی به نیازهای متغییر سازمانها و شرکتهای استفاده کننده باشند .
• ماژول مدار و باز(Modular & Open):
این سیستمها باید به گونه ای باشد که هرجزئی از بسته نرم افزاری بتوان بدون تاثیر در رویه های دیگر در هر زمانی تغییر کرده ، اضافه یا حذف گردد .
• فراگیر بودن(Comprehensive):
سیستمهای ERP باید ظایف سازمانی مختلفی را مورد پشتیبانی قرار داده و متناسب با طیف وسیعی از سازمانها مورد استفاده باشد.
• فراشرکتی (Beyond the Company):
این سیستمهاباید بصورت online به سازمانهای دیگر و سایر شرکای تجاری از جمله تامین کنندگان ومشتریان نیز متصل باشد .
• بهترین روشهای موجود (Best Business Practices):
مجموعه ای از بهترین رویه های مورد استفاده و تجربه شده در سرتاسر جهان باید در این نرم افزارها گرد آوری شده باشد .
• شبیه سازی واقعیت (Simulation of Reality)
• سایر ویژگیها :
علاوه بر موارد کلیدی مطرح شده در بالا یکپارچگی بین ماژولها جهت صرفه جویی در زمان ، کاهش کارها ، حذف دوباره کاری و بهینه سازی منابع ، محیط کاربر پسند[43] شامل منوهای زیبا ، راهنمای online و رابط گرافیکی مناسب ، انعطاف پذیری درانطباق با قوانین کشورها در زمینه های مالی ، مالیاتی ، فروش ، صادرات و واردات ، ایمن بودن در دسترسی افراد به سیستم و همچنین انتقال و تبادل اطلاعات و نامحدود بودن در ثبت اطلاعات از نظر حجم رکوردهای اطلاعاتی را میتوان عنوان کرد .
فروشندگان برتر سیستمهای ERP در سطح جهان :
همانگونه که گفته شد سیستمهای غیر یکپارچه قادر نبود بخشهای مختلف شرکت را به گونه ای با یکدیگر پیوند دهند که کاربران این بخشها بتوانند از داده های بخشهای دیگر استفاده کنند .با پیشرفت سیستمهای کامپیتری مبتنی بر client/server نیاز به وجود نرم افزاری واحد که بتواند همه فرآیندهای تجاری را بصورت برخط کنترل کند احساس شد و اینچنین بود که بحثERP بعنوان یک راه حل مطرح گردید .
از بین شرکتهایی که اقدام به تولید این بسته نرم افزاری کردند میتوان یک شرکت آلمانی بنام SAP AG را نام برد که محصول این شرکت در زمینه ERP با نام SAP سرآمد سایر نرم افزارهای موجود میباشد . این نرم افزار قادر است همه بخشهای وظیفه ای شرکت را با یکدیگر پیوند دهد . بدلیل پیچیدگی زیادی که در اجرا و بکارگیری این نرم افزار وجود دارد و اینکه شرکتهای مختلف باید برای هماهنگ کردن خود با چارچوب بکاررفته در طراحی این نرم افزار تغییرات زیادی را در فرآیندهای خود اعمال کنند ، این نرم افزار نتوانسته است برای همه انواع موسسات و شرکتها جذابیت ایجاد کند .
این نرم افزاربطور کلی ازچهار بخش کاربردی حسابداری ، تولید ، فروش و منابع انسانی تشکیل شده است .این چهار بخش بیش از هفتاد ماجول را در این نرم افزار به خود اختصاص داده اند. کاربرد این نرم افزار به شرکتها این امکان را داده است که کاملا بطور اتوماتیک و یکپارچه عمل کنند و بسیاری از فرایندها و رویه های دستی و هزینه بر که منجر به بروز اشتباهاتی در روند کار میشد را نیز حذف کنند . قابلیت دیگری که نرم افزاردارد آن است که در شرکتهای چند ملیتی نیز میتواند براحتی مورد استفاده قرار گیرد زیرا این قابلیت را دارد که واحد های مختلف پولی ، زبانهای مختلف دنیا ، قوانین ومقررات مالیاتی گوناگون و نیازمندیهای مختلف چندین کشور را برآورده سازد.
یکی دیگر از شرکتهای مطرح در این زمینه شرکت PeopleSoft است . این شرکت فعالیت خود را دراواسط دهه 80 میلادی با برنامه های کاربردی منابع انسانی مبتنی بر client/server که توسط موسسین شرکت یعنی دیو دوفیلد[44] و کن موریس[45] ساخته شد ، شروع کرد. در سال 1998 با افزایش استفاده از اینترنت و مزیت بالای آن در ارتباط بین بخشهای مختلف درگیر در امور کسب و کار، شرکت تصمیم گرفت با حرکت از معماری مبتنی بر client/server به سوی استفاده از معماری اینترنت ، فرصت برقراری تعامل شرکتها را با مشتریان ، تامین کنندگان و کارکنان خود ایجاد کند .بنابراین با بکارگیری منابع مورد نیاز از جمله 500 میلیون دلار هزینه و حدود 2000 نفر از پرسنل مورد نیاز توانسته است در حال حاضر نسخه 8 از نرم افزار خود را با بیش از 150 نرم افزار کاربردی مبتنی بر اینترنت ، به بازار عرضه نماید. در حال حاضر 1000 مشتری در 144 کشور در حال استفاده از قابلیتهای این بسته نرم افزاری هستند .
از دیگر شرکتهای فعال و مطرح در این زمینه میتوان از شرکت J.D.Edwards یاد کرد . فعالیت این شرکت در مارس سال 1977 با فعالیت 3 نفربه نامهای جک تامپسون[46] ،دن گریگوری[47] ومک ونی [48] آغاز گردید . این شرکت تولید نرم افزارهای خود را با تمرکز بر کامپیوترهای کوچک تا اندازه متوسط و بیشتر با تاکید بر سیستمهای IBM شروع کردو در سال 1988 توانست یک شعبه نیز در اروپا تاسیس کند .این افراد کار طراحی و تولید نرم افزارهای خود را با عنوان WorldSoftware آغاز کردند و تا اواخر دهه 80 این شرکت نرم افزارهایی با حداکثر تطبیق با کامپیوترهای IBM AS/400 تولید و عرضه میکرد . نام این نرم افزار در سال 1996 به OneWorld تغییر نام یافت . در اکتبر سال 2000 این شرکت مجموعه OneWorld Xe را که شامل ابزاری برای یکپارچه کردن برنامه های کاربردی در سرتاسر شرکت بود و امکان همکاری با سایر شرکای تجاری را نیز برقرار میکرد ، ارائه داد و در بیست و پنجمین سال فعالیتش این شرکت مجموعه ای از نرم افزارها و برنامه های کاربردی یکپارچه را که شامل اجزای اصلی ERP ، SCM ، CRM ، [49]SRM ، BI [50] ، [51]CI میباشد به بازار عرضه کرد. آخرین نسخه این نرم افزار بنام J.D.Edwards 5 با قابلیتهای بسیار بالا ارائه شده است و شرکت در حال حاضر با بیش از 6500 مشتری در سرتاسر جهان ودرآمد سالانه نزدیک به یک میلیارد دلار مشغول فعالیت است . شرکتهای تولید کننده نرم افزارهای ERP اخیرا هفته های پرتلاطمی را پشت سر گذاشته اند. دردوم ژوئن سال 2003 شرکت PeopleSoft پیشنهادی را برای خرید شرکت J.D.Edwards به مبلغ7/1 میلیارد دلار به این شرکت ارائه داد .چهار روز بعد شرکت Oracle ادعا کرد که تمایل به خرید شرکت PeopleSoft به مبلغ 1/5 میلیارد دلار و بصورت نقد را دارد . این تلفیقها باعث میشود که سایر شرکتهای فعال در این صنعت مجبور شوند خود را با سایر شرکتهای تراز اول دنیا وفق داده و سازگار سازند . روند بازار ERP به سمت یکپارچگی و ادغام شرکتهای فروشنده این محصول میباشد . با خرید J.D.Edwardsتوسط PeopleSoft شرکتی با 8/2 میلیارد دلار درآمد ، 13000 نفر کارمند و بیش از 11000 نفر مشتری در 150 کشور بوجود خواهد آمد.
لازم بذکر است بزرگترین تولید کننده این نرم افزارها شرکت آلمانی SAP A/G است که درآمد ناخالص سال گذشته این شرکت بالغ بر 7 میلیارد دلارو درآمد خالص آن در چهار ماهه اول این سال 201 میلیون دلار بوده است . سیستمهای این شرکت هم اکنون در 60100 سایت مختلف نصب شده و بوسیله 12 میلون نفر در حال استفاده و کاربرد میباشد . فروش سیستمهای ERP در سال 2000 حدود 20 میلیارد دلار بوده و پیش بینی میشود از مرز یک هزار میلیارد دلار در سال 2010نیز بگذرد .کل مخارج سالانه شرکتها در سرتاسرجهان برای سیستمهای ERP در دهه 1990 در حدود 10 میلیارد دلار و برای استفاده از مشاوران نصب و راه اندازی این سیستمها نیز 10 میلیارد دلار تخمین زده میشود .[52]
فرآیند پیاده سازی سیستمهای ERP:
همانند هر پروژه دیگری اجرا و پیاده سازی پروژه های ERP نیز باعث بوجود آمدن مشکلات عدیده ای برای شرکتها و سازمانهای استفاده کننده خواهد شد . برای نمونه میتوان شرکت هرشی[53] را نام برد که در اثر اجرای نادرست پروژه 112 میلیون دلاری ERP در سال 1999 ، نوزده درصد کاهش در سود سه ماهه سوم و 29 درصد افزایش در موجودی انبار داشته است. شرکت صنایع مایلر[54] نیز متحمل زیان عملیاتی برابر 5/3 میلیون دلار در سه ماهه آخر سال 1999 شد که ناشی از هزینه های زیاد و ناکارا بودن سیستمهای ERP گزارش شده است . نکته مهمی که در مورد این شرکتها باید مورد توجه قرار گیرد آن است که همه آنها از یک شرکت فروشنده سیستمهای RPE ، نرم افزار خریداری نکرده اند بنابراین سیستمهای هر فروشنده ای میتواند با شکست در اجرا مواجه شود . با توجه به آنچه که گفته شد ودر نظر گرفتن اینکه سیستمهای ERP از نظر مالی تعهد بالایی را برای شرکت خریدار نرم افزار ایجاد خواهد کرد و اینکه اگر این پروژه ها بطور صحیح و کارا مورد اجرا قرار گیرند ، پتانسیل سود آوری بالایی را به همراه خواهند داشت ، بسیار لازم و ضروری مینماید که بدانیم چه عواملی موفقیت این پروژه ها را تضمین مینماید .
از آنجا که اجرا و پیاده سازی پروژه های ERP با ایجاد تغییر در فرآیندهای کسب و کار شرکتهای استفاده کننده از چنین نرم افزارهایی همراه است ، تئوری تغییر در فرآیندکسب و کار[55] (BPC) میتواند بعنوان یک ابزار مهم بکار گرفته شود. این تئوری بعنوان یک محرک سازمانی برای طراحی فرآیندهای کسب و کار جهت دستیابی به بهبود اساسی در عملکرد از طریق ایجاد تغییرات در روابط بین مدیریت ، فناوری اطلاعات ، ساختار سازمانی و کارکنان میباشد. در بررسی نتایج حاصل از این روش ، شرایط محیطی تغییر و همینطور توانایی سازمان برای مدیریت تغییر در این شرایط بایستی مد نظر قرار گیرد . در همین رابطه کتینگر و گروور[56] مدلی را پیشنهاد میکنند که بر اساس آن هر تغییر اساسی در فرآیند کسب و کار نیازمند محرکی استراتژیک است که در آن مدیران ارشد بعنوان رهبرانی وظیفه تعریف و برقراری ارتباط با تغییر مورد نظر را برعهده دارند . از طرفی محیط سازمانی با یک فرهنگ آماده و مشتاق ، تمایل به اشتراک گذاری و تسهیم دانش ، روابط متوازن از طریق ابزار شبکه و ظرفیت یادگیری در حد مناسب باید مدیریت این فرآیند تغییر را به نحو مطلوبی تسهیل کنند .
با مرور سریعی بر تحقیقات انجام شده در مورد استراتژیهای مربوط به پیاده سازی ERP میتوان این استراتژیها را به سه گروه سازمانی ، فنی و انسانی طبقه بندی کرد . استراتژیهای سازمانی شامل توسعه و بکارگیری روشهای مدیریت تغییر ، مدیریت پروژه ، ساختار و منابع انسانی ، سبک مدیریت ، ارتباطات و همکاری و ویژگیهای واحد سیستمهای اطلاعاتی در سازمان میباشد. استراتژیهای فنی شامل جنبه های فنی نصب سیستمها ، پیچیدگیهای ERP ، کافی بودن تجربه فنی درون سازمان و زمان و هزینه راه اندازی ERP بوده و نهایتا استراتژیهای انسانی دربرگیرنده مشارکت ، آموزش و مدیریت نیروی انسانی و امورکارکنان میباشد .
فرمت این مقاله به صورت Word و با قابلیت ویرایش میباشد
تعداد صفحات این مقاله 56 صفحه
پس از پرداخت ، میتوانید مقاله را به صورت انلاین دانلود کنید
دانلودمقاله سیستم ERP و فرآیند پیاده سازی آن با رویکرد استراتژیک
