لینک پرداخت و دانلود *پایین مطلب*
فرمت فایل: Word (قابل ویرایش و آماده پرینت)
تعداد صفحه :55
بخشی از متن مقاله
تعریف سیستم
«یک سیستم مجموعه منظمی از عناصر بهم وابسته است که برای رسیدن به اهدافی مشترک با هم در تعادلند.»
رفتای یک سیستم متأثر از وابستگی متقابل عناصر تشکیل دهنده آن می باشد، بنابراین سیستمها رفتارگرا بوده و هدف ما از بررسی مفاهیم سیستمها، درک یا پیش بینی رفتار سیستم تحت مطالعه است.
اجزای سیستم
اجزای سیستم عواملی است که موجودیت آن را تشکیل می دهد و در رسیدن به اهداف سیستم، آن را یاری می کند. این اجزا عبارتند از:
- درون داده ها، برون داده ها، پردازش (تبدیل کنندگی)
- کنترل و بازخور
- محدوده و محیط سیستم
درون داده ها، برون داده ها و پردازش
درون داده های سیستم شامل عواملی است که به صورتهای مختلف مانند مواد خام، انرژی، داده های خام، و نیروی انسانی وارد سیستم می شود.
پردازش فرایند تبدیل درون داده هاست، مانند تولید و انجام محاسبات.
برون داده ها حاصل و نتایج فرایند تبدیل است، مانند محصول تمام شده، خدمات انسانی، اطلاعات مدیریت و نظایر آن که باید به مقصد نهایی آن منتقل شود.
کنترل و بازخور
مفهوم سیستم با اضافه شدن دو جزء «بازخور» و «کنترل» کامل می شود. چنین سیستمی را غالباً سیستم سایبرنتیکی می نامند.
چنانچه اطلاعات نشان دهد که نتایج عملکرد همسو و مطابق با استانداردهاست، در این صورت بازخور، مثبت نامیده می شود. برعکس، چنانچه اطلاعات بازخور حاکی از تفاوتها و انحرافاتی نسبت به استانداردها باشد، در این صورت بازخور منفی است. بازخور و کنترل به قدری به هم وابسته است که معمولاً بازخور، به عنوان بخشی از مفهوم کنترل تلقی می شود.
کنترلِ بازخور مثبت، ادامة فعالیتهای مؤسسه را به همان صورتی که انجام می شود ابقاء نموده یا تقویت می کند. به عنوان مثال شما در پروژه ای، روشهای ساخت یافته را برای تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم به کار می برید. پس از ارزیابی پروژه، پی می برید که نتایج مورد انتظار از لحاظ کیفیت، مدت زمان پروژه و … را بدست آورده اید، بنابر این سعی می کنید که در پروژه های دیگر نیز، به جای روش سنتی از این روش استفاده کنید.
کنترل بازخور منفی، یعنی نگهداشت عملیات مؤسسه در محدودة مشخص و پذیرفته شدة عملکرد (استاندارد).
مدار کنترل با بازخور منفی، خود سیستمی را تشکیل می دهد که از عناصر زیر تشکیل شده است:
- معیارها و استانداردهای مورد انتظار برای عملیات.
- خصوصیات یا شرایطی که باید کنترل شود (برون داده سیستم).
- یک واحد حس کننده که خصوصیات یا شرایط فوق را دریافت و سنجش کند. این گیرنده می تواند انسان یا ماشین باشد.
- یک واحد کنترل کننده که نتایج دریافتی را با استانداردها (عملکردهای از پیش تعیین شده یا قابل قبول) مقایسه کند. (سنجشگر)
- یک واحد اقدام کننده که اقدامات تصحیحی برای برطرف کردن انحرافها و تفاوتها (نسبت به استانداردها) به درون دادة سیستم ارسال کند (شکل 4-1).
محیط و محدوده سیستم
یک سیستم در خلاء زندگی نمی کند، بلکه در محیطی که سایر سیستمها وجود دارد فعالیت می کند. محیط سیستم عامل خارج از آن است که بر رفتار سیستم اثر می گذارد، و در واقع غالباً تعیین می کند که سیستم چگونه باید انجام وظیفه کند. مثلاً محیط یک سیستم تجاری شامل رقبا، خریداران، فروشندگان، دولت، سهامداران … ، و غیره است که با توجه به این عوامل، سیستم باید به فعالیتهای خود ادامه دهد.
انواع سیستمها
سیستمها بر حسب مورد، به روشهای مختلفی طبقه بندی شده است. که از آن جمله می توان سیستمهای باز و بسته را نام برد.
سیستم بسته، همان طور که از نام آن پیداست سیستمی است که با محیطش هیچگونه ارتباطی به صورت مبادلة انرژی و اطلاعات نداشته باشد. انواع سیستمهای فیزیکی و شیمیایی از این دسته اند. خصوصیت این گونه سیستمها این است که تمایل فزاینده ای برای رسیدن به وضعیت تعادل ایستا (سکون)، و انتروپی (بی نظمی) دارند. انتروپی مبحثی در ترمودینامیک است که تشریح کنندة موقعیت سیستمهای بسته است.
سیستم باز، سیستمی است که به طور مستمر درون داده هایی از محیط دریافت می کند و پس از تبدیل به صورتی دیگر، آن را به محیط باز می گرداند. سیستمهای بیولوژیکی و اجتماعی از این گونه است.
کل گرایی
کلیت و یکپارچگی سیستم، نشان دهندة آن است که عناصر تشکیل دهندة آن چگونه در هم گره خورده است، گرچه هر یک از بخشهای سیستم، وظایف منحصر به فردی را انجام می دهند، اما همه با هم کار می کنند. در این صورت برای مطالعة یک سیستم باید کلیت آن را مورد مطالعه قرار داد. مطالعة مجرد هر یک از عناصر تشکیل دهندة سیستم به تنهایی مفهومی ندارد، و فقط زمانی دارای معنا و مفهوم خواهد بود که در ارتباط با کل مورد بررسی قرار گیرد.
نظم
نظم حکایت از سازمان و ساختار دارد. اجزای یک سیستم به گونه ای مرتبط سازماندهی شده است که بتواند براساس یک برنامة از پیش تعیین شده (اعم از طبیعی یا تعیین شده توسط بشر)، با هم کار کنند. مثلاً هر یک از اعضای بدن انسان (مثل دست یا سر) نقش خاصی را بر عهده دارد و همة آنها طوری با هم نظم یافته است که در مجموع، سیستم بدن انسان را به حرکت در می آورد. سازمانها و مؤسسه ها که سیستمهایی متشکل از انسان و ماشین هستند نیز، طبق ساختار و سازمان مشخصی شکل می گیرند. این ساختار که معمولاً در نمودار سازمانی یک مؤسسه متجلی می شود، به صورت سلسله مراتبی از ارتباطات و مسئولیتها نشان داده می شود و از مدیر عامل و هیئت مدیره در سطوح بالا، شروع می شود و به تعداد زیادی از کارکنان عملیاتی و خدماتی در سطوح پایین ختم می شود.
وابستگی اجزای سیستم
هر سیستم برای انجام وظیفه (رسیدن به اهداف) باید از سایر سیستمها، درون داده هایی دریافت کند تا طبق هدف، آن را به برون داده هایی تبدیل کند. این برون داده ها به نوبة خود، درون دادة سیستم دیگری می شود. مثلاً در یک واحد تولیدی، سیستم خرید از سیستم تولید درخواستهایی برای خرید مواد دریافت می کند (درون داده) که براساس آن، سفارش خرید (برون داده) تهیه، و برای فروشندگان ارسال می کند.
تعامل
مفهوم تعامل به ارتباط متقابل اجزای یک سیستم با هم، اشاره می کند (شکل 8-1). مثلاً در یک مؤسسه سیستم حقوق و دستمزد با سیستم پرسنلی، تبلیغات با فروش، و خرید با تولید در تعامل است.
هدف
سیستمها دارای هدف (اهداف) و مقصودی هستند که برای رسیدن به آن در تلاشند. هدف از سیستم حسابهای دریافتنی، جمع آوری مطالبات و رسیدگی به وضعیت حسابهای آن در یک مؤسسه است، و هدف سیستم هواپیمایی، حمل مسافر و بار به مقصد است.
سیستم ممکن است خود دارای هدف (اهداف) باشد، مثل انسان یا اینکه هدف (اهداف) در آن تعبیه شده باشد، مثل یک ماشین که به منظور انجام کار خاصی طراحی شده است.
سلسله مراتب سیستمها
در درون محدودة سیستم، خود سیستم قرار دارد. سیستم ممکن است از یک عنصر، یا چندین عنصر تشکیل شده باشد. هر گاه هر یک از این عناصر، به نوبة خود سیستم دیگری باشد، یک زیرسیستم نامیده می شود. هر یک از زیرسیستمها نیز ممکن است به زیرسیستمهای دیگری تفکیک و تقسیم شود.
مکانیزم سازش
سیستمها باید دو مکانیزم غالباً متضاد را در خود داشته باشند. از یک طرف برای ابقای تعادل خود، باید مکانیزمی داشته باشند که بین محیط و وضعیت زیرسیستمهای آن، حالت موازنه ای برقرار کند. به این معنا که از تغییر سریع زیرسیستمها در برابر تغییرات محیطی، به طوری که وضعیت کل سیستم را به خطر اندازد، جلوگیری کند.
از طرف دیگر، چون سیستم در محیطی زندگی می کند که به طور مرتب در حال تغییر است، لذا باید مکانیزمی داشته باشد که تغییرات مذکور را شناسایی کرده و خود را با آن تطبیق دهد تا در رابطه با محیط، به تعادلی پویا دست یابد. چنین تعادلی معمولاً با یادگیری از طریق بازخور اطلاعاتی، پاره افزایی، و با تخصصی تر شدن واحدها و رشد زیرسیستمهای درونی مؤسسه ها و سازمانها، حاصل می شود.
همپایانی
مفهوم همپایانی این است که سیستم می تواند با شرایط اولیه و درون داده های متفاوت، به نتایج نهایی یکسانی دست یابد.
خصوصیت همپایانی که خاص سیستمهای باز است، حکم می کند که مؤسسه ها و سازمانها با استفاده از درون داده های متفاوت، و از راه حلهای مختلف و به روشهای گوناگون می توانند به اهداف خود دست یابند شکل (10-1). این بر خلاف نظریة روابط علت و معلولی ساده است که از علوم فیزیک سرچشمه می گیرد و معتقد است که همیشه یک راه بهترین، برای رسیدن به اهداف وجود دارد.
سازمان و سیستمهای اطلاعاتی سازمان به عنوان یک سیستم
سازمان یک سیستم باز هدف جو است که در برگیرندة خصوصیات سستم باز است. مثلاً یک مؤسسه تجاری، در محیطی تجاری (سیستم فراگیر) فعالیت می کند که سایر سیستمها مانند رقبا، دولت، جامعه، مشتریان، فروشندگان، سهامداران و مؤسسه های مالی، و … در آن فعالیت می نمایند، یا بر آن احاطه دارند. چنین سیستمی از لحاظ ساختاری به زیرسیستمهای مختلفی مانند واحدها، بخشها، قسمتها و، نظایر آن تفکیک می شود. این واحدها معمولاً در برگیرندة فعالیتها، عملیات و وظایف مختلف سازمانی نظیر بازاریابی، مالی، تولید، نیروی انسانی، و … است. سازمان با دریافت درون داده هایی به صورت مواد، نیروی انسانی، ماشین آلات، و اطلاعات؛ و از طریق وظایف فوق، آن را به محصولات، خدمات، اطلاعات، و … تبدیل می کند.
سازمان، سیستمی سازگار با محیط است که ضمن یادگیری و تأثیرپذیری از محیط، وضعیت خود را در مقابل تغییرات آن، تنظیم می کند.
سازمان و سیستمهای اطلاعاتی
اطلاعات (پردازش شده و پردازش نشده) خونی است که در رگهای سازمان جاری است و سیستم اطلاعاتی، وسیله ای برای به جریان انداختن این خون در رگهای سازمان است.
سیستم اطلاعاتی در یک سازمان را می توان از ابعاد مختلفی مورد بررسی قرار داد، که اهم آنها عبارت است از:
- سیستمهای اطلاعاتی، براساس وظایف مختلف سازمانی
- سیستمهای اطلاعاتی، براساس عملیات و ساختار مدیریتی سازمان
- سیستمهای اطلاعاتی، براساس صورت فیزیکی آن
سیستمهای اطلاعاتی براساس وظایف مختلف سازمانی
گرچه ساختار سازمانی مؤسسه ممکن است بر مبنایی غیر از این وظایف، مثلاً بر حسب نوع محصول یا پروژه شکل گرفته باشد، اما سیستمهای اطلاعاتی به طور منطقی حول محور این وظایف می چرخد، و در واقع تصویری از هر یک از این وظایف است.
ممکن است داده ها و اطلاعات یکسانی، مورد استفادة چند وظیفة سازمانی قرار گیرد، اما این وظایف از لحاظ فعالیتها، عملیات و مسئولیتهای سازمانی مجزا هستند. بنابراین برای هر یک از آنها، یک سیستم اطلاعاتی مختص همان وظیفه در سازمان وجود دارد.
سیستمهای اطلاعاتی براساس عملیات و ساختار مدیریتی سازمان
در جریان انجام عملیات و فعالیتهای مربوط به هر یک از وظایف سازمانی و تعامل و تقابل آنها با یکدیگر، پیوسته اطلاعاتی (خام) وارد سازمان یا مؤسسه می شود، یا در داده ها و اطلاعات موجود تغییر داده می شود. جمع آوری، پردازش، نگهداری سوابق، به روزرسانی، انجام تغییرات مورد لزوم در این سوابق، تهیه نتایج عملکردهای این وظایف و توزیع آن بین استفاده کنندگان مختلف، بر عهدة سیستمهای اطلاعاتی و عملیاتی مؤسسه است.
سیستمهای اطلاعاتی مدیریت
برای مدیریت سازمان به طور کلاسیک، وظایفی بر شمرده شده است که اهم آن برنامه ریزی، کنترل، و اساساً تصمیم گیری است.
همچنین مدیریت سازمان برای انجام وظایف محوله، به صورت هرمی تشبیه می شود که از سه لایة عمدة مدیریت سطوح بالا، سطوح میانی و سطوح پایین تشکیل شده است. بر حسب این که مدیریت در کدام یک از لایه های مذکور قرار گرفته است برنامه ریزی، کنترل و تصمیم گیری متفاوتی دارد. به طوری که در سطوح بالا، برنامه ریزیها، استراتژیک و بلند مدت؛ در سطوح میانی، تاکتیکی و میان مدت؛ و در سطوح پایین، کوتاه مدت و مربوط به فعالیتهای جاری و روزمره است.
برعکس وظیفة کنترل در سطوح بالا، کلی و شامل عملکرد تمامی واحدها و وظایف مختلف سازمانی به صورت کلی است؛ در سطوح میانی، شامل کنترل مدیریت و عملکرد واحدهای تحت مسئولیت هر مدیریت است؛ و سرانجام در سطوح پایین، کنترلها تفصیلی و شامل عملیات روزمره و جاری تحت مسئولیت هر مدیر است. شکل (3-2) ابعاد برنامه ریزی و کنترل را در سطوح مختلف نشان می دهد.
تصمیم گیری در سطوح پایین؛ مکرر، روزمره، و دارای ساختاری مشخص است که از قبل قابل پیش بینی و برنامه ریزی است. این گونه تصمیمات بطور عمده بر اساس حقایق، داده ها و اطلاعات موجود در سازمان صورت می گیرد؛ و کمتر به قضاوت شخصی نیاز دارد، زیرا مسئله دارای پارامترها و راه حلهای مشخص است.
با پیشرفت تکنولوژی اطلاعاتی، سیستمهای اطلاعاتی مختلفی برای پاسخگویی و پشتیبانی این وظایف و تصمیم گیریهای مدیریت، تکامل یافته است که به نام سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نامیده می شود.
سیستمهای اطلاعاتی مدیریت انواع مختلفی دارد که اهم آنها عبارت است از:
- سیستم اطلاعاتی مدیریت یا سیستم گزارشهای مدیریت
- سیستم اطلاعاتی پشتیبان تصمیم گیری
- سیستم اطلاعاتی مدیریت سطوح بالا
سیستم گزارشهای مدیریت سیستم گزارشهای مدیریت یا آنچه که به طور کلاسیک به نام سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نامیده می شود، گزارشهای چاپی یا تصویری را در اختیار مدیریت قرار می دهد که نوع و فرمت آنها از قبل قابل پیش بینی است.
سیستم اطلاعاتی پشتیبان تصمیم گیری، این نوع سیستم که ادامه یا مکمل سیستم اطلاعاتی مدیریت است، از مدلهای تصمیم گیری و پایگاه داده هایی خاص، برای تهیة اطلاعات در جهت پشتیبانی از تصمیمات نیمه ساخت یافته یا ساخت نیافته، استفاده می کند.
سیستم اطلاعاتی مدیریت سطوح بالا، چون مدیریت سطوح بالا اطلاعاتی برای برنامه ریزی استراتژیک و کنترل کلی مؤسسه نیاز دارد، این سیستم طوری طراحی می شود که مدیریت سازمان بتواند به سهولت و با سرعت به اطلاعات منتخب و مورد نیاز در مورد عوامل کلیدی سازمان، دست یابد.
متن کامل را می توانید بعد از پرداخت آنلاین ، آنی دانلود نمائید، چون فقط تکه هایی از متن به صورت نمونه در این صفحه درج شده است.
دانلود فایل
دانلود مقاله کامل درباره سیستم ها
